UFLA publica PDUs e PDTIC e avança em seu sistema de planejamento, gestão de riscos e controle
Foram publicados pela Universidade Federal de Lavras (UFLA) os Planos de Desenvolvimento de Unidade (PDU) das pró-reitorias, faculdades, escolas, institutos, bem como do Núcleo de Inovação Tecnológica (Nintec). Os planejamentos das unidades são alinhados às estratégias do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2021-2025 e estão disponíveis para consulta e controle de toda a sociedade. Esse é o nível de planejamento intermediário da Instituição, em que são estabelecidos os objetivos e estratégias mais específicos de cada área, e colabora para que o sistema UFLA possa alcançar seus macroobjetivos, sua visão e sua missão, definidos no PDI.
Os documentos e as planilhas de acompanhamento do PDI e dos PDUs estão disponíveis on-line (ufla.br/pdi e ufla.br/pdu), e incluem objetivos, metas, indicadores, fontes de recursos financeiros necessários, estimativa de recursos orçamentários de investimentos necessários, desempenho acumulado esperado, desempenho acumulado executado, responsáveis, estratégias, ações, avaliações de riscos e planos de tratamentos de riscos dos objetivos. Além do acompanhamento do PDI e dos PDUs, a sociedade pode ter acesso a outros planos da UFLA, como Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicações (PDTIC), Plano de Dados Abertos – PDA e Plano de Transformação Digital, acessando o site do Comitê Interno de Governança.
O PDTIC 2021-2025 integra a estrutura de Planejamento Estratégico da Instituição e foi elaborado simultaneamente aos PDUs. Uma equipe técnica foi designada para sua elaboração (Portaria Reitoria nº 1.236, de 30 de setembro de 2020, alterada pela Portaria Reitoria nº 1.272, de 6 de outubro de 2020). Esse instrumento de gestão permite o alinhamento entre as estratégias e os planos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) e as estratégias organizacionais, além de estar em consonância com a Estratégia de Governo Digital (EGD).
De acordo com o reitor da UFLA, professor João Chrysostomo de Resende Júnior, o alinhamento entre os diferentes níveis de planejamento da Instituição busca garantir o direcionamento de esforços para o alcance de resultados voltados à sociedade de modo mais eficiente, eficaz e com maior efetividade. “Com os instrumentos de planejamento, o futuro da Universidade deixa de estar somente na cabeça do gestor e é materializado em documentos que permitem a participação interativa de todos os atores do processo, bem como o necessário controle social sobre as diversas ações da Instituição. Vem ao encontro do que propõe a atual gestão da UFLA: de estruturar a Universidade sobre os pontos de vista administrativo e acadêmico, permitindo assim o seu desenvolvimento de forma duradoura e sustentável”, explica.
O reitor também destaca que “o êxito da implantação da estrutura de planejamento estratégico, tático (intermediário) e operacional da UFLA para o período de 2021 a 2025 foi consequência do empenho, dedicação e participação de todos da comunidade universitária, que contribuíram nesse processo: pró-reitores, diretores, chefes de departamentos, administradores, docentes, técnicos administrativos, estudantes e sociedade de modo geral”.
Para o diretor da Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas (FCSA), professor Dany Flávio Tonelli, o PDU tem um papel fundamental na nova estrutura organizacional da Universidade. “Com a nova estrutura organizacional, a gestão da UFLA passa a ser muito mais desconcentrada. Atribuições que antes estavam nas pró-reitorias passam a ser realizadas nas unidades acadêmicas. Isso tem um impacto importante na condução estratégica da Universidade e exige uma nova cultura de gestão. O PDU contribui para essa nova cultura. Nas unidades, foram nomeadas comissões representativas dos diversos setores que as compõem, e abertos espaços de participação de suas respectivas comunidades acadêmicas, em um processo desenvolvido ao longo de meses. Ao permitir que as unidades acadêmicas realizem seus objetivos, o documento do PDU contribui para que a Universidade cumpra a sua missão institucional”, ressalta.
Na avaliação do assessor de Governança e Gestão, Adriano Higino Freire, “esse trabalho permite à sociedade acompanhar, a partir de agora, todos os planejamentos da UFLA, inclusive os de suas diversas unidades. Dessa forma, fica evidente o aprimoramento da transparência pública e da prestação de contas da UFLA, permitindo maior controle social da gestão da Instituição e o fortalecimento de sua Estrutura de Governança”.
Um pouco mais sobre os processos de planejamento e governança na UFLA
A publicação da Portaria/Reitoria/UFLA nº 1.257, de 2 de outubro de 2020 (alterada pela Portaria/Reitoria/UFLA nº 8 de 7 de janeiro de 2021), instituiu a estrutura de planejamento estratégico, gerencial e operacional da UFLA para o período de 2021 a 2025, aprimorando a governança e a gestão da UFLA. Esse ato estabeleceu o planejamento gerencial para o período de 2021-2025 por meio dos PDUs.
Após a publicação do PDI 2021-2025, instrumento atrelado aos instrumentos de planejamento governamental e aprovado pela Resolução CUNI nº 098, de 18 de dezembro de 2020, as unidades institucionais iniciaram a elaboração dos PDU’s. As pró-reitorias elaboraram seus planejamentos de acordo com os macroobjetivos e responsabilidades estabelecidos no PDI, desenvolvendo estratégias, avaliando riscos e estabelecendo metas e indicadores, tarefa que contou, durante a sua execução, com a participação de suas respectivas diretorias e coordenadorias. As unidades acadêmicas, por sua vez, desenvolveram o PDU com a participação de seus respectivos departamentos e subunidades, e em conformidade com os macroobjetivos do PDI e as estratégias definidas pelas pró-reitorias. Todo esse sistema de planejamento teve foco no desenvolvimento e na manutenção da qualidade no ensino, pesquisa e extensão da UFLA, a fim de contribuir tanto para o desenvolvimento sustentável, quanto para a construção da cidadania e o melhoramento do bem-estar social.
O planejamento nos diversos níveis de gestão é um processo iterativo, que ocorre de forma integrada. As diretrizes definidas no planejamento estratégico fornecem a orientação a ser seguida pelos planejamentos subsequentes, elaborados nos níveis gerenciais e operacionais. Adriano explica que, ainda que haja a predominância de uma estrutura hierárquica, o processo iterativo de planejamento permite aos demais níveis apontar necessidades de refinamento ao planejamento estratégico. Desse modo, o processo tende a favorecer o diálogo e a harmonia entre os variados níveis de planejamento e a refletir, de forma mais precisa, os anseios da Instituição.
De acordo com a 3ª edição do Referencial Básico de Governança Organizacional, do Tribunal de Contas da União (TCU), a Governança Pública Organizacional é a aplicação de práticas de liderança, de estratégia e de controle, que permitem aos mandatários de uma organização pública e às partes nela interessadas avaliar sua situação e demandas, direcionar a sua atuação e monitorar o seu funcionamento, de modo a aumentar as chances de entrega de bons resultados à sociedade, em termos de serviços e de políticas públicas.
Como ação integrante do processo de implantação da Estrutura de Planejamento na UFLA, em 2020 a Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas (PRGDP) ofereceu aos servidores que atuam na gestão o curso “Governança Pública na UFLA”. Outra ação concluída como parte dos esforços para o aprimoramento da governança na UFLA foi a oferta do curso Planejamento Estratégico, Gestão de Riscos e Controles Internos, ministrado pela Assessoria de Governança e Gestão da UFLA, em novembro de 2020.
Para o pró-reitor de Planejamento e Gestão, professor Márcio Ladeira, todas as iniciativas que envolvem esse sistema de planejamento contribuem para uma alocação de recursos mais racional e eficiente na Instituição. “Estamos passando por um período de restrição orçamentária em que se torna vital para a Universidade agir e utilizar recursos de modo planejado, com prioridades definidas e riscos muito bem avaliados”, diz Márcio.
Sobre a eficiência no alcance de resultados, o professor João Chrysostomo ressalta que ela “dependerá da sinergia do desempenho das atividades de toda a comunidade acadêmica, bem como da forma de se gerenciar dinamicamente os recursos e suas relações com o ambiente, assegurando o desenvolvimento sustentável da Instituição. Torna-se necessária a contínua adequação de sua estratégia, de sua capacitação e de sua estrutura, possibilitando-lhe enfrentar e antecipar-se às mudanças observadas ou previsíveis no ambiente em que está inserida”.
