Acesso a listas de e-mail institucional
Descrição
Pró-reitorias que necessitem se comunicar frequentemente com segmentos da comunidade interna (estudantes, docentes, técnicos administrativos e terceirizados) via e-mail institucional podem solicitar autorização à Diretoria de Comunicação para envio direto de mensagens.
Público-alvo
Pró-Reitores.
Como Solicitar
Solicitação via processo eletrônico no SEI para a Unidade DCOM/REITORIA - Diretoria de Comunicação.
Observações, Restrições, Regras, Políticas ou Normas
A solicitação de acesso deve incluir a argumentação sobre a necessidade de acesso às listas e o Termo de Consentimento que deve ser copiado, colado no SEI e preenchido. A DCOM irá avaliar a possibilidade de liberação, considerando o teor e a periodicidade das comunicações a serem feitas. O responsável pelo setor e os demais servidores que farão uso das listas devem estar cientes de que:
- A liberação do acesso às listas de e-mails apenas será feita para endereços de setores, e não para servidores específicos.
- As listas de e-mail institucional da UFLA só podem ser utilizadas para comunicações internas diretamente relacionadas às atribuições institucionais de cada setor;
- É proibida a obtenção de e-mails da lista para uso pessoal e/ou para repasse a terceiros, bem como sua utilização para finalidades não institucionais;
- As mensagens enviadas são de responsabilidade exclusiva do setor remetente;
- Antes do envio da mensagem, o texto deve ser submetido à rigorosa revisão de Português.
- É necessário planejar com cuidado o fluxo de envio de e-mails, porque muitas mensagens sobrecarregam a percepção do público, que acaba por aplicar a atenção seletiva e passa a ignorar indiscriminadamente as mensagens, o que torna menos efetiva a comunicação institucional. Se a unidade informa ao público, por exemplo, eventos e oportunidades para empreendedorismo e inovação, deve planejar um envio semanal ou quinzenal de e-mail tipo boletim, reunindo nele todas as informações. A orientação é que haja o mínimo possível de disparo de e-mails, priorizando-se aquelas informações que realmente precisam chegar a um público amplo.
- Para que a mensagem seja mais efetiva, deve ser cuidadosamente elaborada para o público que a se destina. Deve-se evitar o simples encaminhamento de e-mails recebidos de outras fontes, porque vêm com assunto e texto geralmente não direcionado ao público com o qual você quer falar. Então reescreva o texto para o seu público.
- No assunto, preocupe-se em fazer referência direta ao tema principal da mensagem, que pode interessar diretamente ao usuário e levá-lo a abrir a mensagem. Por exemplo, não use “Encaminha Portaria Normativa nº XXX”, e sim “Nova regulamentação para receber equipamentos via Fundações está em vigor”. Assim, o usuário que tiver interesse nesse tema não vai deixar de clicar.
Documentação
- Ofício com as seguintes informações:
- Informar o e-mail a ser credenciado (Obrigatório)
- Justificativa para a necessidade de acesso às listas (Obrigatório)
- Periodicidade prevista para envio de e-mails (Obrigatório)
- Termo de Consentimento preenchido (obrigatório)
